لا تنفد موادك أثناء العلاج: طريقة أبسط لإدارة مخزون العيادة
المريض تحت التخدير، والتجويف جاهز، وتفتح المساعدة الدرج فتجد كبسولة حشو واحدة في مكان كان يُفترض أن تكون فيه علبة كاملة. أحدهم استخدم الكبسولات الأخيرة أمس، وكان ينوي أن يخبر أحدًا.
نفاد المواد أثناء العلاج نادرًا ما يكون مسألة مال. إنه مسألة أن أحدًا لا يعرف ما على الرف حتى يحتاجه. والخبر الجيد أن بضع عادات بسيطة تحل معظم المشكلة، باستخدام برنامج أو من دونه.
لماذا تنفد المواد في العيادات
تتكرر الأنماط نفسها تقريبًا في كل عيادة:
- لا أحد مسؤول عنها. الجميع يأخذ من الرف، والجميع يظن أن غيره يراقبه.
- الطلب يحدث حين ينتبه أحدهم. وهذا يعني غالبًا حين تكون العلبة فارغة والمريض على الكرسي.
- العدّ بالوحدة الخطأ. «بقيت علبتان» تبدو كافية، إلى أن تكتشف أن إحداهما مفتوحة وتكاد تفرغ.
- الهدر غير مرئي. مخدّر انتهت صلاحيته، وكبسولة سقطت، وطبعة أُعيدت. لا يُكتب شيء من ذلك، فلا تتطابق الأرقام أبدًا.
قد تساعد جداول البيانات فترة من الزمن، لكنها لا تعرف إلا ما يكتبه فيها أحدهم، ونادرًا ما يكون من استخدم الكبسولة الأخيرة هو من يحدّث الجدول.
ضع حدًا أدنى لكل ما قد يوقف العلاج
مرّ على مخزونك مرة واحدة واسأل عن كل مادة سؤالًا بسيطًا: لو نفدت اليوم، هل سنضطر إلى إلغاء شيء أو تأجيله؟ المخدّر والقفازات ومواد الحشو ومواد الطبعات وأكياس التعقيم تدخل القائمة في العادة.
لكل واحدة منها حدد حدًا أدنى: الكمية التي تعيد عندها الطلب، لا الكمية التي تبدأ عندها بالقلق. والطريقة العملية لاختياره أن تفكر في ما تستهلكه خلال المدة التي يحتاجها المورّد للتوصيل، ثم تضيف هامشًا صغيرًا لأسبوع مزدحم. واكتب الرقم حيث يراه الشخص المسؤول عن إعادة التعبئة.
أما المواد التي لا توقف العلاج فيمكنها انتظار الطلب المعتاد. وقِصر قائمة المواد الحرجة هو ما يجعل مراقبتها سهلة.
اعدد بالوحدة التي تستخدمها فعلًا
تشتري مادة الحشو بالعلبة، لكنك تستخدمها بالكبسولة. وتشتري القفازات بالكرتونة، لكنك تستخدمها بالعلبة. اعدد بالوحدة التي تغادر الرف، لا بالوحدة التي تصل في الفاتورة.
يبدو هذا تفصيلًا صغيرًا، لكنه يغيّر حدودك الدنيا تمامًا. «أعِد الطلب عند 20 كبسولة» قاعدة يستطيع أي أحد اتباعها. أما «أعِد الطلب حين يقل الحشو» فهو مجرد إحساس.
اجعل للمخزون مسؤولًا واحدًا، وتابع الهدر
اختر شخصًا واحدًا، وغالبًا ما يكون المساعد الأقدم، يكون مسؤولًا عن الرف. يستطيع الآخرون إبلاغه حين يقل شيء، لكن الطلب يمر عبره. مسؤول واحد يعني قائمة واحدة، ولا طلبات مكررة، وشخصًا ينتبه حين يرفع مورّد سعره بهدوء.
وعلى هذا الشخص أن يحتفظ ببعض السجلات البسيطة:
- ما الذي وصل، ومن أي مورّد، وبأي سعر.
- ما المستحق لكل مورّد، وما الذي دُفع له.
- ما الذي أُتلف، ولماذا.
والأخير أهم مما يبدو. حين تفصل ما استُهلك على المرضى عمّا هُدر، تستطيع أن تميّز بين «نحن أكثر انشغالًا هذا الشهر» و«هناك ما تنتهي صلاحيته على الرف». ومن المفيد أيضًا أن يكون لديك مورّد ثانٍ للمواد الحرجة، حتى لا يُفرغ تأخر توصيلة واحدة الدرج.
كيف يدير Naab المخزون
في Naab، المخزون والموردون جزء من النظام نفسه الذي يضم مرضاك وعلاجاتك، وذلك في الباقة الأساسية فأعلى. لكل مادة فئة ووحدة وسعر، وكل الموردين الذين تشتريها منهم. وإن كان لديك أكثر من فرع (في باقة النمو فأعلى)، فلكل فرع كمياته الخاصة.
تحدد لكل مادة حدًّا لانخفاض المخزون، وينبّهك Naab حين تنزل عنه. وتعرض لوحة التحكم ما هو متوفر، وما يقترب من النفاد، وما نفد، مع اختصار لإعادة التعبئة.
ويجري العدّ حيث يجري العمل. المواد المستخدمة على خطة علاج أو في زيارة تُخصم من الرف هناك، فلا تحتاج المساعدة إلى تذكّر تحديث جدول لاحقًا. وفي كل شهر ترى الاستهلاك والهدر جنبًا إلى جنب.
وتُسجَّل إعادة التعبئة على حساب المورّد، مع ما دفعته وما بقي عليك، فيكون دين الموردين إلى جانب بقية أموال العيادة في المال والعمليات.
وهناك أيضًا متجر للمستلزمات. كل الباقات، ومنها المجانية، تستطيع التصفح والشراء. وتحصل الباقة الأساسية فأعلى على أسعار أفضل للمستلزمات، وتضيف الباقة الاحترافية فأعلى إعادة الطلب التلقائية وسجل الطلبات.
ما الذي تفعله هذا الأسبوع
يمكنك البدء دون تغيير أي أداة:
- اكتب قائمة بالمواد التي يتوقف العلاج إن نفدت.
- ضع لكل منها حدًا أدنى، معدودًا بالوحدة التي تستخدمها.
- سمِّ الشخص المسؤول عن الرف.
- ابدأ بتدوين الهدر، ولو بشكل تقريبي.
وحين تستقر هذه العادات، يصبح نقلها إلى نظام مجرد إدخال بيانات. وإن أردت معرفة الباقة التي تشمل المخزون والموردين، فستجد القائمة كاملة في صفحة الأسعار.